Active Backup for Office 365 管理控制台
集中式的管理控制台讓 IT 管理員能透過單一介面為 Office 365 帳號建立備份任務,並監控備份狀態。
建立備份任務
若要建立備份任務:
- 按一下 建立 以從 任務清單 中開啟精靈。
- 為您的 Office 365 服務選取服務端點,閱讀指示並按一下 下一步 後,Office 365 授權視窗將會跳出,此時請輸入 網域管理員電子郵件信箱 及 密碼 以完成授權程序。接著頁面上會跳出確認視窗,與您確認授權 Token 的儲存位置,如此一來,您就不必在每次備份資料前,都重新進行授權程序。
- 輸入您的 任務名稱 ,從 目的地共用資料夾 下拉式選單中選擇共用資料夾,並從 使用者清單 中選取使用者以及欲備份的服務,若有需要,可啟動針對郵件、連絡人、日曆及硬碟服務的 帳戶探索 和 Active Backup for Office 365 Portal 。
- 帳戶探索:系統會自動選取新建立於 Active Backup for Office 365 的帳號並備份。
- Active Backup for Office 365 Portal: IT 管理員可決定是否給予權限,讓使用者自行執行還原任務。
- 設定您的備份及版本保留策略:
- 備份策略
- 連續備份:系統會以無限循環的方式不間斷地備份使資料。
- 手動備份:系統會在備份功能以手動方式啟動後,立刻開始備份資料。
- 排程備份:系統會根據您設定的排程備份資料。
- 檔案版本保留策略
- 保留所有版本:系統會保留所有檔案版本。
- 歷史版本保留天數:已備份檔案更新至新版時,系統會根據您設定的檔案保留天數 (必須設定在 1 到 3650 天之間) 保留更新前的版本。
- 檢查任務設定總結後,按一下 套用 以完成建立備份任務的程序。
管理備份任務
在 任務清單 頁籤中,您可以看到所有已建立的備份任務,也可以利用頁籤頂端的按鈕加以管理。
若要管理備份任務:
- 選取您想編輯的備份任務,然後按一下 編輯。
- 在 一般 頁籤上,您可以
- 檢視您 Office 365 備份的端點和網域系統管理員電子郵件信箱。
- 修改任務名稱。
- 啟動或停用各項服務的 帳戶探索 以及 Active Backup for Office 365 Portal。
- 在 版本 頁籤上,您可以設定備份及保留策略。
若要管理備份使用者:
- 選取備份任務,按一下 編輯,並前往 使用者 頁籤,接著您便能檢視備份使用者的授權狀態、各項服務的備份設定及已使用儲存空間。除商務用 OneDrive 與共享電子信箱外,您需要授權來備份 Office 365 郵件、聯絡人以及日曆。以下為可能顯示的授權狀態及代表意義:
- 已啟用: 於「已啟用」狀態的使用者已使用授權。
- 即將啟用:於「即將啟用」狀態的使用者將會在下一次備份時使用授權。
- 無須:於「無須」狀態的使用者,因欲備份的服務不需使用授權,則該使用者不會使用任何授權。
- 超額:於「超額」狀態的使用者僅能於寬限期間內暫時使用授權。
- 若您已啟動任一服務的 帳戶探索 ,該服務已啟動的使用者新加入網域時,系統便會自動備份;您可以手動選取或取消選取特定使用者。
- Active Backup for Office 365 將不定期從 Office365 中更新使用者列表的狀態。若您想確認 Office365 中最新的使用者清單,請按一下更新 Office 365 使用者清單。
若要刪除使用者備份資料:
- 選取備份任務,按一下 編輯,並前往 使用者 頁籤。
- 選取使用者,再按一下 儲存空間管理 即可刪除該使用者於 4 項服務中的任何備份資料。一旦刪除服務的備份資料後,該服務將取消備份。
若要釋出授權:
- 選取備份任務,按一下 編輯,並前往 使用者 頁籤。
- 選取任一於「已啟用」狀態的使用者,按一下 儲存空間管理 ,並刪除該使用者的郵件、聯絡人及日曆的備份資料,即可釋出該使用者正在使用的授權。
檢視任務資訊
總覽
在 總覽 頁籤中,您可以從單一頁面監控以下資訊。
- 已保護的服務:每項服務中已保護的使用者數量。
- 備份概況:過去 35 天內所有備份活動的總覽,包含每天的備份狀態及備份活動數量。按一下任一日期上的圖示後,即可檢視該日的日誌。以下為可能出現的所有圖示及其對應意義:
- 無備份記錄
- 將有備份活動
- 成功
- 警告
- 錯誤
- 活動:當前的備份及還原活動。您按一下右上角的箭頭圖示後,頁面會跳移至 活動 頁籤。
- 日誌:最新的日誌記錄。您按一下右上角的箭頭圖示後,頁面會跳移至 日誌 頁籤,讓您檢視更多日誌記錄。
- 服務用量:每項服務所消耗的儲存空間用量。
- 使用者用量:消耗最多容量的使用者所使用的儲存空間用量。
- 已傳輸資料量:每項任務的已傳輸資料量,可依 日 或 小時 顯示。
注意:
備份概況內包含三種狀態 錯誤, 警告、及 成功。一日內只要有任一備份活動的結果為錯誤/警告,該日的狀態便會顯示為 錯誤/警告 ;只有在當日所有備份任務都成功的狀況下,該日的狀態才會顯示為 成功 。
任務清單
在 任務清單 頁籤中,您可以檢視已建立的所有備份任務。無論任務是正在執行,抑或者已執行完成,在每項任務的選單中,您都能檢視以下資訊。
- 正在執行的任務:當前每項服務中已保護的使用者數量,以及使用者的備份狀態。
- 已執行完成的任務:備份結果、上次備份時間、每項服務中已保護的使用者數量,以及使用者的備份狀態。
以下為可能出現在備份任務選單中的圖示以及各圖示的對應意義:
- 成功
- 警告
- 錯誤
- 未選取欲備份的使用者
- 準備備份中
- 準備就緒,可開始備份
注意:
以下為關於 任務狀態 定義的詳細資訊:
- 錯誤:若任務資料備份或還原失敗,任務狀態會顯示為 錯誤。
- 警告:若任務資料備份或還原成功,但相對應的中繼資料失敗,任務狀態會顯示為 警告 (僅適用於硬碟任務)。
- 成功:若任務資料及中繼資料皆成功備份或還原,任務狀態會顯示為 成功。
活動
- 管理員可以在 活動 頁籤上簡易地監控當前的備份及還原活動。
- 備份:正在進行之各項備份任務的備份策略、耗時,以及進度。
- 還原:正在進行之各項還原任務的耗時和進度,以及執行任務的使用者。
- 管理員可以按一下 取消 以停止正在進行的活動。請注意,套用連續備份策略的任務會以無限循環的方式進行備份,因此不能直接透過 取消 按鍵直接取消。
日誌
日誌 讓您能夠追蹤已執行的所有備份任務。您可以檢視完整的日誌記錄,或使用篩選功能搜尋特定任務。
若要透過特定篩選規則在日誌記錄中進行搜尋:
- 前往 日誌 頁籤。
- 在頁面右上方按一下搜尋列中放大鏡圖示旁的箭頭。
- 在下拉式選單中,您可以透過下列規則篩選任務:
- 關鍵字:輸入欲搜尋的關鍵字。
- 日誌類型:在下拉式選單中選取您想檢視的日誌類型。
- 日期:輸入開始及結束日期,搜尋在該段期間內建立的日誌。
- 若要重設篩選規則,請按一下 重置 按鈕,並重新開始搜尋。
若要檢視詳細日誌:
- 選取一則日誌,並按一下記錄右端的箭頭圖示,以檢視該事件的詳細日誌。
- 若是備份活動,您可以在跳出的視窗中檢視以下資訊:
- 使用者:每位備份使用者的耗時、空間用量以及狀態。
- 硬碟:每項備份任務的備份帳號、項目、大小、時間及狀態。
- 郵件、連絡人及日曆:每項備份活動的類型、備份時間及詳細日誌。
- 若是還原活動,您可以在跳出的視窗中檢視以下資訊:
- 硬碟:每項還原任務的來源及目的地帳號、項目、大小、時間及狀態。
- 郵件、連絡人及日曆:每項還原活動的類型、還原時間及詳細日誌。
詳細任務資訊
若要檢視任務的狀態及日誌:
- 在 任務清單 頁籤中選取備份任務,並按一下 詳細資訊 。
- 在 詳細資訊 視窗中,您可以檢視以下資訊:
- 使用者:各備份使用者的上次備份時間、已使用空間及狀態 (若電子郵件左側有藍點,代表使用者已經過最近的一次備份)。
- 硬碟:各備份任務的備份帳號、項目、大小、時間及狀態。
- 郵件、連絡人及日曆:各項備份活動的類型、備份時間、以及詳細日誌。
管理通知服務
若要啟動通知服務:
如欲接收關於任務的通知,請前往 DSM > 控制台 > 通知設定,並針對您想使用的通知管道 (即簡訊、電子郵件或推播服務) 進行設定。
若要管理通知事件:
如欲管理通知事件,請前往 DSM > 控制台 > 通知設定 > 進階設定,設定您希望系統通知您哪些事件。
授權
在 授權 頁籤中,您可以檢視有效的授權數量及授權金鑰的資訊,此外,您也可以在此新增或展延 Active Backup for Office 365 的授權。
- 免費授權:每一台支援 Active Backup for Office 365 的 Synology NAS 都將提供 10 個免費授權。
- 新增授權 :按一下 新增,並依照設定精靈來增加 Active Backup for Office 365 的授權數量。
- 展延訂閱授權:按一下 展延 並依照設定精靈來為 Active Backup for Office 365 原有的授權展延至下一年度。
- 移轉訂閱:按一下 新增 並依照設定精靈來增加一組有效訂閱的 Active Backup for Office 365 授權金鑰。同一時間,一組授權金鑰僅能於一台 Synology NAS 使用,因此一旦將訂閱移轉後,原先伺服器上的授權將立即會失效。
注意:
- Active Backup for Office 365 套件中的 Active Backup for Office 365 Portal 功能必須啟動,使用者才能自行還原資料。若要允許特定使用者存取 Active Backup for Office 365 Portal,請前往 控制台 > 權限,選取 Active Backup for Office 365 Portal,並按一下 編輯 以給予權限。
- 僅擁有管理員權限的使用者能從 Active Backup for Office 365 控制台中取消其他使用者的還原任務。
- 區塊層級重覆資料刪除技術僅適用於 Btrfs 儲存空間內的共用資料夾,唯加密共用資料夾例外,至於郵件及日曆的單實例儲存則僅限於儲存在 Btrfs 儲存空間內共用資料夾的附件。如需關於上述兩項功能的詳細支援資訊,請參閱下表:
|
單實例儲存 |
重複資料刪除技術 |
硬碟 |
O |
O |
郵件 |
僅限附件 |
X |
聯絡人 |
X |
X |
日曆 |
僅限附件 |
X |
- 在下列情況中,Active Backup for Office 365 不會備份或者跳過資料:
- 硬碟資料
- 檔案/資料夾名稱或路徑包含 「#SynoVersionRepo」、「#SynoRepo」或「#SynoVersions」。
- DSM 系統上的檔案/資料夾路徑長度超過 4016 個字元。
- 目的地共用資料夾內的任何檔案或資料夾名稱長度超過 255 個字元。
- 加密目的地共用資料夾內的任何檔案或資料夾名稱長度超過 143 個字元。
- 系統不支援備份儲存於 與我共用 的檔案及資料夾。
- 郵件資料
- 參考附件 (儲存於商務用 OneDrive 雲端硬碟或其他支援之儲存位置的資料夾或檔案連結,或是附於日曆事件內、訊息、Outlook 任務或貼文中的連結)。
- 連絡人資料
- 除了 我的連絡人 之外的所有連絡人資料 (如資料夾結構、 群組 及 目錄 下的資料)。
- 已刪除資料夾 內的連絡人資料。
- 日曆資料
- 早於 1970/01/01 或晚於 2070/01/01 的日曆事件。
- 日曆資料夾結構 (所有日曆資料皆會顯示於 /所有日曆 資料夾下)。
- 已刪除資料夾 內的日曆資料。
- Active Backup for Office 365 支援 Office 365、Office 365 Germany 及由 21Vianet 營運的 Office 365。
- Active Backup for Office 365 支援 Office 365 商務版、企業版、教育版、Exchange Online。
- 內容搜尋功能支援搜尋以下檔案類型:
- page/.key/.numbers
- .rtf
- Microsoft Office format (e.g. .docx/ .doc,.pptx/ .ppt,.xlsx/.xls)
- Text files (e.g. .cpp, .c, .txt)
- .epub
- .lit
- .mobi/.azw3/.pdb/.prc
- .pdf
- .rar
- .chm
- .slk/.gnumeric
- .eml/.msg
- .7z/.bz2/.gz/.zip/.tgz/.tbz/.tar
- 內容搜尋功能不支援搜尋以下變數:
- 停用詞 (不分大小寫):「a」、「an」、「and」、「are」、「as」、「at」、「be」、「but」、「by」、「for」、「if」、「in」、「into」、「is」、「it」、「no」、「not」、「of」、「on」、「or」、「such」、「that」、「the」、「their」、「then」、「there」、「these」、「they」、「this」、「to」、「was」、「will」、「with」。
- 符號:如「@」、「#」、「*」、「/」、「\」。
- 標點符號:如「!」、「?」、「:」。
- 表情符號 (Emoji)
- 連絡人資料內的日期,如生日及紀念日。
- Synology Universal Search 運算子:
[X] 及 [Y]:皆為變數,可表示數字、字母、字詞片段、字詞或片語。 |
運算子 |
範例 |
描述 |
* |
[X]* |
- 列出包含 [X] 的搜尋結果,且 [X] 之後至少有零個以上的任意字元 (以「*」表示)
|
? |
?[X] [X]? |
- 列出包含 [X] 的搜尋結果,且 [X] 之前或之後有一個任意字元 (以「?」表示)
|
"" |
"[X][Y]" |
- 列出包含 [X][Y] 的精確搜尋結果,且不區分大小寫
|
&& |
[X] && [Y] |
- 列出包含 [X] 及 [Y] 兩者的搜尋結果
|
|| |
[X] || [Y] |
- 列出包含 [X]、[Y] 或兩者的搜尋結果
- [X] 及 [Y] 兩者皆包含的搜尋結果將置於清單頂端。
|
+ |
+[X] |
- 列出含 [X] 的搜尋結果
- 適用於 使用偏好 > 檔案索引 的索引資料夾
|
- |
-[X] |
- 列出不含 [X] 的搜尋結果
- 適用於 使用偏好 > 檔案索引 的索引資料夾
|
! |
![X] |
- 列出不含 [X] 的搜尋結果
- 適用於 使用偏好 > 檔案索引 的索引資料夾
|
\ |
\[特殊字元] |
- 特殊字元: + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \
- 列出包含目標特殊字元的搜尋結果
|